El procedimiento a seguir para la publicación de una obra comenzará con la presentación de la solicitud de publicación junto con el original a publicar. Para su preparación tenga en cuenta las normas de envío de originales. Si postula a una de las colecciones del sello UJA Editorial, asegúrese, en su caso, de seguir las normas de envío de originales específicas de la Colección.

La recepción de originales se hace directamente en la dirección de correo que está habilitada en UJA Editorial (editorial@ujaen.es).

Deberá aportar la siguiente documentación:

Solicitud de publicación, cumplimentada en todos sus apartados y debidamente firmada por el/la autor/a, en el caso de una obra individual, o bien, en el caso de obras de autoría múltiple, por la persona encargada de la coordinación y/o edición de la obra, quien a partir de ese momento ostentará la representación de los demás autores ante la editorial. En el caso de obras colectivas, se deberá preparar la autorización para obras en colaboración firmada por cada uno de los autores que deberá aportar a la editorial una vez se le comunique la resolución positiva de publicación.

Original completo y definitivo, no admitiéndose resúmenes ni textos provisionales, en formato Word y una copia en formato pdf anonimizada, en la que se deberán incluir las tablas, gráficos, imágenes, fotografías, etc. en el lugar correspondiente.

Cuando en el original se incluya cualquier contenido que se encuentre protegido por derechos de propiedad intelectual pertenecientes a terceros, deberá obtener de sus titulares la autorización necesaria para su uso; autorización que deberá aportar a la editorial una vez se le comunique la resolución positiva de publicación.

Cuando el archivo original supere el peso máximo permitido para el envío por correo electrónico, podrá adjuntarse por cualquier plataforma de envío de archivos o mediante enlace para descarga.

Para aquellas obras que no requieran del proceso de evaluación se seguirán las normas de envío de originales.

Recibida y examinada su petición en la editorial, se le enviará acuse de recibo, en caso de estar incompleta se le solicitará que complete la documentación, se abrirá expediente de publicación y se iniciará el proceso de evaluación.

De acuerdo con el artículo 25.3 del Reglamento de funcionamiento de la Editorial Universitaria, la solicitud que reúna todos los requisitos previos exigidos será tramitada por el Director Técnico quien la adjudicará, en primera instancia y por contenido, al Director de la Colección correspondiente.
UJA EDITORIAL no someterá, con carácter general, a la evaluación establecida en el presente Reglamento los siguientes tipos de obras:

1. Actas de congresos, encuentros, jornadas, reuniones científicas.
2. Libros de homenajes, lecciones inaugurales, discursos de los doctores honoris causa.
3. Las publicaciones que pudieran resultar de ciclos de conferencias o cursos en los que la Universidad de Jaén figure como organizadora.
4. Material docente que cuente con el aval académico del Departamento y el visto bueno del Vicerrectorado competente.
5. Las tesis doctorales, que serán publicadas en el repositorio institucional.
6. Las revistas científicas, cuya evaluación será competencia de sus propios órganos.
7. Las publicaciones de carácter institucional.

Respecto del resto de obras a incluir en el catálogo de colecciones del sello UJA Editorial, se establecerá un sistema de doble evaluación regido por los principios de rigor científico, transparencia y objetividad.

Evaluación Interna

Este proceso será realizado por los responsables de la Colección
UJA Editorial remitirá los originales al Director de la Colección y, en su caso, al Coordinador de Serie, quienes a su vez lo pondrán en conocimiento del Comité científico. Se emitirá un informe previo que será devuelto a la editorial.
Los informes que se reciban en esta evaluación interna podrán ser negativos o positivos:

• Informe previo negativo, al considerar que no encaja en la temática, objetivos y política editorial de la Colección, en cuyo caso la justificación deberá ser lo suficientemente clara y pormenorizada para que la resolución del Consejo Editorial pueda ser lo más fundamentada posible.
• Informe previo positivo, aceptando inicialmente el original, condicionado a la preceptiva revisión externa.

Evaluación Externa

El proceso se llevará a cabo a través de UJA Editorial, garantizando tanto el anonimato de los autores como de los evaluadores. Se solicitarán dos informes anónimos a profesionales, académicos e investigadores/as de reconocido prestigio externos a la Universidad de Jaén y, en caso de no ser coincidente su valoración del original, este se someterá a un tercero.

Para ello, UJA Editorial proporcionará un modelo de informe científico-técnico, mediante el que se evaluará la calidad y originalidad de las obras, además de incluir las sugerencias e indicaciones que se estimen oportunas con objeto de mejorar el contenido y presentación de los trabajos en aspectos tales como: fundamentos bibliográficos, estructura, organización y desarrollo de los capítulos, estilo e impacto del tema en su campo de conocimiento.

Las observaciones y/o modificaciones recomendadas en las evaluaciones externas se remitirán a los autores para que, en el plazo de un mes, entreguen la obra definitiva junto con un documento con la descripción de los cambios realizados o, en su defecto, las alegaciones a las modificaciones propuestas.

El original definitivo será revisado por los responsables de la Colección, que emitirán un informe final con propuesta de publicación que, junto con el expediente completo, UJA Editorial presentará para resolución del Consejo Editorial, que será comunicada a los autores:

• Resolución negativa motivada y cierre del expediente.
• Resolución positiva acompañada de contrato de edición, en el que se establecen la cesión a la editorial y los derechos correspondientes a los autores e inicio del proceso de producción.

Las obras editadas que hayan sido sometidas a este proceso de evaluación harán constar tal circunstancia en su página de créditos.

Para iniciar el proceso de producción el/la autor/a o coordinador/a entregará a la editorial:

• Contrato de edición firmado.
• Autorización para obras en colaboración firmada por cada uno de los autores.
• Autorización para el uso de cualquier contenido que se encuentre protegido por derechos de propiedad intelectual perteneciente a terceros (ilustraciones, fotografías, imágenes).
• Formulario de recogida de datos para indexación, con el objetivo de alcanzar una mayor difusión de las obras editadas.
• Original definitivo preferentemente en formato Word o RTF, en un único documento o archivo; en caso contrario se indicará en hoja aparte el nombre de cada documento y su orden de concatenación.

Las imágenes se remitirán en formato TIFF o JPG. Estas deberán tener una resolución mínima de 300 ppp (puntos por pulgada) y un tamaño de 21 cm de lado mayor, siendo el menor proporcional.

• Textos para resumen (máximo 500 caracteres) y difusión (extensión aprox. un folio).
• Fotografía de autor/a y breve reseña biográfica; en caso de obras colectivas breve resumen de autoría (nombre autoría y filiación).
• Propuesta de imagen para portada.

Para la corrección de pruebas el/la autor/a o coordinador/a dispondrá de un plazo máximo de cuatro semanas para las primeras pruebas, y de dos semanas para las segundas.

UJA Editorial realizará, a través de profesionales externos, una corrección ortotipográfica y de estilo sobre la maqueta final que, junto con las pruebas de portada, remitirá al autor o coordinador para su visto bueno final.

Los formatos de edición serán decididos por la editorial y se recogerán en el contrato de edición, si bien, como norma general, se establece:

• Las obras que se editen en las colecciones del sello UJA Editorial se harán en formato impreso y digital.
• Para el resto de obras recogidas en el artículo 25.3 del Reglamento editorial:
• Las enumeradas en los apartados a), c), y d) se editarán exclusivamente en formato digital.
• En el caso de las enumeradas en los apartados b) y g), se decidirá el formato de cada una de ellas en el seno del Consejo Editorial, en atención, entre otros, a su interés institucional.
• En cuanto a las obras enumeradas en los apartados e) y f), tesis doctorales y revistas científicas, su formato será el digital en acceso abierto, a través de sus plataformas de edición (Ruja y revistaselectronicas.ujaen.es, respectivamente).

Las obras en formato digital se distribuirán bajo los sistemas de seguridad y derechos de uso restringidos para poder proteger los derechos de autor (DRM, Digital Rights Management), concertados con las plataformas de distribución de contenidos digitales contratadas.

Declaración de políticas de autoarchivo:

El Consejo Editorial, en su sesión n.º 9, de 7 de junio de 2021, de acuerdo con la declaración de Berlín sobre el acceso abierto firmada por la UJA en 2013, y en aras a alcanzar los mayores índices de difusión de nuestras obras, se declara lo más permisivo y abierto posible.

Así, teniendo en cuenta que las obras de nuestro catálogo nacen, en principio, con un sesgo comercial, o de retorno económico, ello no impide que se permita a los autores el autoarchivo de sus aportaciones individuales, siempre que se cumpla una serie de requisitos:

• Que el depósito se realice en repositorios institucionales, académicos y/o personales.
• Que se haga constar, en todo caso, la procedencia y origen de la publicación.

En cuanto a la financiación de las obras, se atenderá a lo establecido en el reglamento editorial, en las normas generales de ejecución presupuestaria, en lo concerniente a publicaciones, y en la resolución del Consejo Editorial para cada una de las obras.

No obstante, se insta a los autores a la aportación de financiación obtenida, para tal fin, a través de sus departamentos, áreas, grupos y/o proyectos de investigación.

Igualmente, pondrá en conocimiento de la editorial cualquier acuerdo previo de financiación con entidades externas para iniciar los trámites que puedan dar lugar a la firma de acuerdos de patrocinio y/o coedición.

En la página de créditos de la obra se hará constar la procedencia de cualquier financiación y/o patrocinio aportado.

UJA Editorial asume los siguientes Compromisos éticos velando el Consejo Editorial por su cumplimiento:

• La política editorial se guiará esencialmente por el compromiso ético de la investigación científica.
• Las opiniones expuestas en las obras publicadas son responsabilidad exclusiva de sus autores y aceptan someterla a un proceso de evaluación anónima por pares.
• No se admitirán plagios. Ninguno de los datos incluidos en los originales presentados habrá sido plagiado, inventado, manipulado o distorsionado.
• Se garantizará la confidencialidad y el anonimato tanto de los autores como de los evaluadores.
• Se cuidará, especialmente, que los evaluadores no tengan conflictos de intereses con los autores.
• Las evaluaciones se regirán por los principios de confidencialidad, neutralidad, objetividad y siempre bajo un prisma constructivo y de mejora.

UJA Editorial informa, de manera general, acerca de la salvaguarda de la privacidad y de la protección de los datos de carácter personal aplicada a las actividades de tratamiento que efectúa a nivel del Portal, así como por otros medios:

• UJA Editorial garantiza que la documentación entregada por los/as autores/as, coordinadores/as, evaluadores/as, así como de cualquier miembro u órgano de la editorial será tratada con la debida confidencialidad durante todo el proceso de solicitud, evaluación, resolución y, en su caso, edición final de la obra.
• Los autores o coordinadores declararán conocer que, para gestionar la edición, publicación, difusión y distribución de la obra, la Universidad de Jaén requiere tratar sus datos de carácter personal autorizando expresamente a la entidad para ello, conforme a las cláusulas informativas de protección de datos que acompañarán la documentación que se le solicite:
  La UNIVERSIDAD DE JAÉN, con domicilio en Campus Las Lagunillas s/n, 23071 Jaén, es la responsable del tratamiento de los datos personales incluidos en el presente formulario. La UNIVERSIDAD DE JAÉN cuenta con un delegado de Protección de Datos nombrado ante el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía al que puede contactar en la dirección: dpo@ujaen.es. Los datos se tratan con la finalidad de gestionar la edición, publicación, difusión y distribución de la obra resultado de la producción científica, docente, técnica y cultural. La legitimación para el tratamiento viene dada por el cumplimiento de una obligación legal y misión y poder público (Ley Orgánica 6/2001 de Universidades, parcialmente reformada por la Ley 4/2007), la ejecución del contrato de edición, y en el consentimiento expresamente manifestado por el interesado. Los datos serán expuestos en los medios digitales de la Universidad de Jaén. El interesado podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas. Para ejercitar los derechos deberá presentar un escrito en la dirección postal o electrónica arriba señalada. Deberá especificar cuál de estos derechos solicita sea satisfecho y, a su vez, deberá acompañarse de la fotocopia del DNI o documento identificativo equivalente. En caso de que actuara mediante representante, legal o voluntario, deberá aportar también documento que acredite la representación y documento identificativo del mismo. El supuesto que considere que sus derechos no han sido debidamente atendidos, puede presentar una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía. www.ctpdandalucia.es.